知識庫管理

【導讀】

知識管理增強了企業績效，這既可以表現在直接的經濟收益方面，也可以表現為其他方面，如企業的運行效率、人員的工作能力、用戶滿意度等。另外，通過有效的知識管理也可以增強

知識管理增強了企業績效，這既可以表現在直接的經濟收益方面，也可以表現為其他方面，如企業的運行效率、人員的工作能力、用戶滿意度等。另外，通過有效的知識管理也可以增強企業的穩定性，減少一些因人員流動而帶來的知識損失。
       具體說來說，知識管理能為企業帶來如下的好處：更快地獲取企業內部和外部的信息和知識，使企業更好地適應市場不斷變化的需求，通過所有員工直接的信息存取可獲取連續和快速的工作流程，減少紙張的流轉和消耗,提高勞動生產率，防止重復的勞動和重復的錯誤。


知識庫管理
基于PLM的知識庫管理功能框架如下圖所示：

圖1 知識庫管理的功能框架

企業基礎知識庫和知識分類 在基礎知識挖掘基礎上，通過良好的分類。形成企業基礎的知識資源庫，根據海能達需要主要將在PLM環境下建立如下幾個知識資源庫：

■通用知識庫：可以提供多種類型的存儲方式，可根據組織架構或資料特性設定不同的儲存位置，將不同的資料分類管理?？梢詾閭€人、項目組、部門、企業提供不同的存儲方式和空間，并進行靈活控制。個人知識與經驗將被組織化的保存于系統之中；

■設計知識庫：存放包含Lesson Learn、DFMEA/PFMEA、過去關注問題點（來料問題、工藝問題、設計問題、驗證問題、管理問題、流程問題等）。以FMEA描述的關鍵字段和方式作為參考。知識庫來源于項目過程中出現的問題和好的經驗的總結；

■檢查要素庫：存放針對不同類型項目所需要使用檢查的多種類型的檢查要素模板；

■設計標準庫：存放設計、流程等方面的各類標準、規范文檔；

■驗證知識庫：以文件的形式存放各類TestCase、DVP、SC或者標準的SC清單；

■培訓知識庫：存放各類業務相關的培訓資料。這些培訓資料通過企業內部人員培訓的要求，將按照計劃推送到相關的人員供學習使用。該培訓知識庫同樣將記錄人員學習的時間和對象，并支持對時間對象培訓的統計和報告功能；

■師資庫：存放提供知識的有資歷的人員信息和這些資歷人員的過往受訓和培訓的信息資料。
 

在系統中建立多種形式的知識分類方式：
■對知識進行名稱、編號、關鍵字等的標簽管理 
■按專業、數據來源等進行分類 
■可考慮支持用戶按需分類，如，在某個類型的知識資源庫內，按照其專業知識特性，自行建立分類屬性結構樹，對知識進行分類映射。

如果知識管理平臺的用戶在平臺使用過程中，發現現有的知識分類不準確或缺少某分類時，可以在線進行向平臺的知識管理員提出分類新增/更改申請，通過流程審批后，由知識庫管理員在系統上進行分類的新增和更改。

知識利用和推送 知識庫中的知識管理不僅僅是為了保存知識，更重要的是要利用知識幫助企業提高競爭力。知識管理平臺為用戶提供了以下一些功能或技術為員工獲取、學習知識創造便利：
■知識條目檢索
■知識分類瀏覽
■知識推送
■知識關注

 
知識條目檢索
全文檢索是一種將知識條目中的關鍵字、摘要、正文和附件中內容與用戶輸入的檢索項匹配的檢索方法。檢索入口在知識庫頁面上，用戶在檢索時，可以輸入名稱、日期、作者的關鍵屬性，也可以針對知識條目的特征屬性進行組合查詢，并且可以支持相似性查詢。
 
1知識分類瀏覽
知識庫中的知識經過分類定義以后，可以提供分類瀏覽功能幫助用戶學習某一些分類下的知識，可以在知識庫頁面中雙擊或右鍵功能打開該分類。
 
對通過知識庫頁面的知識分類樹瀏覽知識時有以下要求：
1.分類瀏覽的結果顯示在知識列表中；
2.分類瀏覽時從知識列表中看到的知識條目都屬已發布狀態；
3.分類瀏覽只能看到相同編號知識條目的最新版本；
 
2知識關注
1.用戶關注處理過程：當用戶在知識庫中瀏覽知識條目時，對于該知識條目涉及的主題、作者或者分類感興趣，可以快速針對這些信息要求進行關注。
2.用戶關注后，當與用戶關注的主題、作者或者分類相關的知識條目發生了更新或或者增加，系統將自動將相關的知識條目鏈接信息推送到用戶個人的首頁任務欄中。用戶點擊這些鏈接就能夠跳轉到相關的知識庫和知識條目中。
3.知識關注的有效期可以進行定義，默認為60天，到期后平臺自動關注取消并通知用戶。
4.用戶收到通知后可以決定是否重新設置。
 
3知識推送
用戶可以在每個知識庫中，進行知識條目推送的篩選條件定義。篩選條件如：新增、更新的知識條目；針對某師資庫中，某資歷用戶所發表的知識作為條件定義；用戶將在個人主頁中最新任務通知欄中，獲得針對這些知識條目的相關及時的通知。
 
知識標簽和狀態
1知識標簽
為了在后期更方便的檢索利用知識資源庫中的知識條目，我們在對每一個知識條目組織存儲時都要做統一的標簽化管理。這些標簽和要求舉例如下包括：

序號	標簽名稱	是否定制	輸入方法	屬性描述	備注
1	編號		自動編號	所有知識條目都自動以“10位流水號”編號；	在知識錄入完成后生成編號
2	名稱		手工輸入
3	創建者		自動輸入
4	創建時間		自動輸入
5	知識類型	是	下拉選擇	選擇知識的一、二級分類
6	創作類型	是	下拉選擇	原創/轉載/社區知識
7	關鍵字	是	手工輸入
8	摘要	是	手工輸入
9	正文	是	手工輸入或上載	由用戶選擇正文類型進行控制，如果選擇手工輸入則提供超文本編輯器
10	知識評分	是		通過用戶對知識的評分計算出知識的綜合評分	錄入時不可見，查看時可見
11	瀏覽次數	是		平臺自動統計用戶對知識的瀏覽次數	錄入時不可見，查看時可見
12	最后瀏覽時間	是		平臺自動記錄用戶最后一次瀏覽知識的時間	錄入時不可見，查看時可見

 

 
知識狀態管理
知識的狀態設定為擬制中、修改中、審核中、已發布、已作廢這四種狀態，如下圖：

對知識條目的狀態轉換說明如下：
1.知識提交者剛錄入還未提交審核的知識條目的狀態定義為“擬制中”；
2.審核過程中駁回修改的知識條目的狀態定義為“修改中”；
3.已提交簽審，但未發布的知識條目的狀態定義為“審核中”；
4.知識審批發布后的知識條目的狀態定義為“已發布”；

知識審批過程中駁回修改后中止簽審的知識條目或使用被作廢的知識條目的狀態定義為“已作廢”；


知識審批發布
為保障知識格式及內容的完整性、有效性，所有經過知識錄入頁面錄入的知識條目以及被作廢后又重新啟用的知識條目都需要經過知識審批流程審批發布。
 
1知識審批發布流程
知識條目審批發布示例流程如下圖所示：

圖 3 知識審批發布流程

知識培訓 用戶可以培訓知識庫中，查詢獲取不同類別的培訓知識條目。每天培訓知識條目都將由屬性信息進行標識，方便用戶查詢。知識庫管理員可以根據用戶需求，定義課程。課程是由不同的培訓知識條目組成。
 
用戶可以通過知識庫，制定部門或者角色的培訓計劃，將培訓計劃和所需學習幾門培訓課程關聯，制定相應的培訓計劃，分配給相應的用戶。每個培訓課程都會關聯到培訓知識庫內的不同的知識條目相關信息，供接受培訓的人員進行學習。
 
當用戶完成分配的學習計劃后，提交培訓交付文件，并提交完成學習計劃。系統可以根據需要，針對用戶培訓完成計劃情況產生不同的統計報告。
 
權限管理
可利用PLM強大的用戶和權限能力，確保企業知識庫數據得到有效的安全控制：
1.可針對對不同類型的知識庫分別進行權限定義；
2.可針對不同類型知識條目和附帶參考文件內容進行用戶、部門、及角色的訪問授權。用戶可以通過鏈接獲得該知識條目信息，但不需要知道該知識內容存放的實際位置；
3.通過知識庫管理員進行臨時訪問授權；
4.專門的用戶管理，包括資歷信息、知識點、地點、職務、部門等。

統計報表 系統提供多種統計匯總能力，能夠方便生成企業在知識庫管理中所需的報表，例如可方便統計知識共享、使用情況，培訓學習情況為管理創新打下基礎：

圖4  統計報表